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クラウド型業務システム構築ツール

2019/10/13

「引継ぎ」をスムーズに行うには?
基本やおすすめのツールを紹介

「引継ぎ」をスムーズに行うには?基本やおすすめのツールを紹介

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
企業は多くの人によって構成されており、それぞれがさまざまな役割を担っています。また、人材は流動的であり、配置転換や退職などの際には必ず引継ぎが必要です。今回はそんな引継ぎを失敗しないためのポイントや、便利なツールについてご紹介します。

引継ぎで失敗する原因は?失敗しないためのポイントを解説

引継ぎをスムーズに行えないことが、業務全体に悪影響を及ぼすことがあります。そこで、まずは引継ぎに失敗する原因や、失敗しないためのポイントを解説します。

ビジネス上で引継ぎが発生するシーンとは?

そもそも、ビジネス上ではどんな場面で引継ぎが発生するのでしょうか。さまざまなパターンが考えられますが、一般的には、組織内の配置転換や、部下や後輩への業務引継ぎ、退職などが多いでしょう。
中でも特にトラブルの原因となりやすいのが、配置転換や退職時の引継ぎです。組織内の配置転換であれば、前任者に連絡し、確認できますが、新たな仕事に支障が出る恐れがあります。退職によるものである場合、そもそも連絡や確認ができないケースも少なくありません。そのため、特に注意が必要です。

引継ぎに失敗する原因とは?

では、どうして引継ぎに失敗してしまうのでしょう。その原因は大きく3つに分類可能です。

口頭のみで伝えてしまう

まず、口頭のみで引継ぎを済ませてしまうと、失敗のリスクが高まります。大切な情報の伝え漏れや、聞き逃してしまう可能性もあり、そもそも情報が整理しにくく、後で確認することもできません。

属人化したノウハウが大量にある

続いて、業務に関するノウハウの引継ぎが行われないことも失敗の原因です。基本的な情報のみでも業務は可能ですが、ノウハウがなければ作業効率が落ちてしまいます。言語化できていないノウハウは伝達が難しいでしょう。

社内外の調整不足

そして、社内外の調整が不十分なことも失敗の原因のひとつです。関係部署や顧客などに、担当者の引継ぎが行われていることが十分に伝わっていない場合、思わぬトラブルの原因になります。なので、前任者と後任者のみでなく、社内外の関係者も含めて引継ぎに関する打ち合わせを行うことが重要です。

引継ぎで失敗しないためのポイント

では、どうすれば失敗せず、スムーズに引継ぎができるのでしょう?いくつかのポイントがありますが、もっとも大切なのは情報をわかりやすく整理して後任者に渡すことです。
日頃からツールなどを活用して適切な情報共有を行っておけば、引継ぎを効率的にできるだけでなく、その精度も高まります。

また、スケジュール管理もポイントになってきます。引継ぎが決定したら、最初にスケジュールを調整しておかなければ、十分な時間を確保できず結果として重要な情報の伝え漏れなどが起こります。

そして、引継書を作成することも大切です。前述の通り、口頭だけでの引継ぎは失敗の原因です。そこで、業務全体の流れや、必要なデータや資料などの保管場所、注意事項、起こりえるトラブルの対処法やノウハウ、顧客情報などをまとめた引継書を作成します。
この引継書の作成手順については後述します。

後任者と一緒に実際に仕事をする期間を設けることも有効です。実際に業務に携わらなければわからないことも少なくありません。また、取引先に同行し、引継ぎを行うことを伝え、打ち合わせをすることも大切です。

これらのポイントを押さえれば、引継ぎ失敗のリスクを軽減できます。

引継書作成のポイント

引継書の作成は、引継ぎに失敗しないための重要なポイントです。ここでは、その引継書作成のポイントを解説します。

「繋がり」を意識した業務の説明

他の業務との「繋がり」まで意識した上で、行う業務や作業を分かりやすく整理して記載します。最初から、行う作業や業務同士の繋がりを理解できるように引継書を作成しておけば、後任者も業務の意味を理解した上で、スムーズに仕事を進められます。

手順は丁寧に記載する

業務の手順は可能な限り細かく、そして丁寧に記載します。自分にとっては当たり前の仕事であっても、後任者にとっては、慣れないことばかりです。なので、スムーズに仕事を進めるためのノウハウなども含めて、丁寧に誰にでも理解できる配慮をしながら記載してください。

テンプレートの活用

引継書の作成に迷うのであれば、テンプレートを活用してみてください。Officeスタイルカタログ内だけでも、いくつかの引継書のテンプレートがあるのでおすすめです。
テンプレートを使用することで、効率的に引継書の作成ができるだけでなく、わかりやすく情報を整理できます。また、見落としていた引継ぎのポイントに気付けることもあるはずです。

引継ぎの失敗を防いでくれるツール

最後に、引き継ぎの失敗を防止するためのツールをご紹介します。引継ぎ時のみでなく、日頃からツールを活用することで、業務の効率化が可能です。

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シンプルな操作でさまざまなデータを素早く共有できるツールです。引継ぎ時のみでなく、チーム全体で常に情報が共有されている状態になりますので、引継ぎ時に慌てる必要はありません。
さらにタスク管理や、チャットなどのコミュニケーション機能も豊富です。

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働くDB

リアルタイムでさまざまな情報の共有が可能なツールです。情報を共有し一元管理することで業務の属人化を防止できますので、引継ぎもスムーズに行えます。
業務プロセスを設定し、ルール化できますので、ノウハウの引継ぎも簡単です。

働くDB

まとめ

人材の流動化が進む現代のビジネスにおいて、スムーズな引継ぎはより重要となっています。属人化してしまった業務は会社の資産とならず、損失を生んでしまうケースも多く発生してしまいかねません。今回ご紹介したポイントを押さえて、引継ぎで失敗しないような体制を整えましょう。

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