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クラウド型業務システム構築ツール

2019/9/10

デキる人は実践している!
スキマ時間の活用で業務の効率化。

デキる人は実践している!スキマ時間の活用で業務の効率化。

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
どんなにしっかりと予定を組んだつもりでも、業務の中から一切無駄な時間をなくすのは困難です。アポイントメントまでの空き時間や、PCによる作業の処理時間など、スキマ時間は発生してしまいます。
仕事を効率化するには、無駄をいかに減らし、また活用できるのかが重要となってくるのです。

そこで、この記事ではデキる人が実践するスキマ時間を活用する方法についてご紹介していきましょう。

どんなタイミングでスキマ時間は発生する?

スキマ時間という言葉を耳にしたことはあっても、具体的にはどんな時間なのかわからない人もいるかもしれません。事実、仕事中の無駄はほとんど無意識に発生しています。そのため、自分のスキマ時間の存在に気付いていない方も少なくないのです。
そこで、まずはこのような無駄がどんなタイミングで、またどんな理由で発生しているのかを確認していきましょう。

予定の管理の甘さで生まれるスキマ時間

一般的に、スキマ時間は業務に関係なく、1日の予定の合間に発生するものです。そのため、起床後、ベッドから出るまでの時間や、休憩時間などがスキマ時間と呼ばれることもあります。もちろん、こういった時間も活用できますが、業務上のスキマ時間とは少し意味合いが異なります。

仕事における無駄の発生にはさまざまなパターンがありますが、比較的多いのが予定の管理の甘さからくるものです。予定をきちんと組んでいないことや、管理が十分にできていないことが、時間の無駄を発生させることに繋がります。
もちろん、1日の予定管理の甘さによって生まれた無駄も活用できます。ですが、業務効率化を行っていくには、まずは徹底した予定の管理を優先して考えましょう。

また、別の方法として、組織全体で予定やタスクなどの情報共有を徹底し、透明化することで、空き時間が発生しても、すぐにやるべきことの確認が可能です。また、逆に周囲で時間が空いている人から、協力を求めることもできるでしょう。
このように、社内システムを見直し、予定の管理をきちんと行うことで、無駄の発生そのものを防げるケースもあるので、業務改善の一環として見直しを行ってみてもいいでしょう。

発生を防ぐことができないスキマ時間

今回、主に紹介するのは、どうしても発生してしまうスキマ時間の活用についてです。冒頭でも触れましたが、しっかりと予定の管理ができていても、無駄が発生することはあります。例えば、予定していた約束が急にキャンセルになる、または早く終わってしまった、といったことは日常的に起こります。普段から予定が変動的な方の場合、かなりの頻度で発生するはずです。

もちろん、何時間も時間が開くようであれば、それはスキマ時間とは呼べません。一般的に、スキマ時間とは5〜10分程度の空き時間のことを指しています。たかが5〜10分程度と思うかもしれませんが、平均すると1日あたり1時間を超えているとも言われています。このような無駄を活用できれば、大きな業務改善に繋がります。

スキマ時間に何をする?短時間でできることは案外多い!

それでは、短い空き時間をどのように活用していくべきかをより具体的にご紹介します。5〜10分程度の時間で、何ができるの?と思われる方も多いかもしれません。ですが、実際にうまく活用すれば、色々な活用方法が見えてきます。

ちょっとしたことに活用する

いきなりいろんなことをしようと考えると、5〜10分はあまりに短く感じられるものです。そこで、まずはちょっとしたことからスタートしてみましょう。例えば、メールのチェックや返信、これからの予定の確認、ニュースのチェック程度であれば5分もあれば十分にこなせます。業務スタートに向けた準備を行うのでも、有効活用と言えます。
あまり難しく考えず、時間を無駄にしないことを意識するようにしましょう。

スキマ時間にやることを事前に決めておく

さらなる活用を考える場合、事前にやることを決めておくのもおすすめです。一回のスキマ時間は短いので、その都度することを考えているのでは、それだけで時間がたってしまいます。なので、1日の最初に何をするのか決めておくのです。やるべきことを具体的に書き出しておくとより有効です。こうすることで、突然空き時間ができても無駄にすることなく、有効に活用ができるでしょう。

まとめ

業務改善によって、スキマ時間の発生そのものをある程度防ぐことはできます。とはいえ、完全に無駄をゼロにすることは不可能です。なので、その時間を巧く活用する方法を考えておくことも大切です。わずか5〜10分程度の時間でも、活用できれば業務を効率化できるだけでなく、自分の成長にもつなげることができます。
何もせずに過ごしても、何かの行動を起こしても同じように時間は流れていきます。それを考慮した上で、最大限の効率化を図るにはどうすべきなのかを考えるようにしましょう。

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