販売管理、受発注管理、顧客管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

クラウド型業務システム構築ツール

2019/9/8

なぜ情報共有が必要か?
社内業務を共有する
メリットとポイントを解説

なぜ情報共有が必要か?社内業務を共有するメリットとポイントを解説

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
社会人の基本、「ホウレンソウ」は多くの方がご存じの言葉だと思います。報告、連絡、相談は組織運営を円滑にする上で欠かせません。これは言い換えると、全て情報共有となります。
しかし、組織運営における情報共有の重要性については理解しているものの、その具体的なメリットはあまり考えたことがないという方も多いようです。そこで今回は情報共有のメリットや、ポイントを解説していきます。

どうして情報共有が必要なの?そのメリットは?

そもそも、どうして情報共有が必要なのでしょうか?その答えを出すために、最初に考えなければならないのは、情報の持つ価値についてです。
目には見えないため、あまり意識することはないかもしれませんが、現代では情報がより高い価値を持つようになりました。いわば、情報は財産であるとも言えます。そんな財産を最大限に活かすために、全体で共有するのです。

情報の共有で価値はさらに高まる

社内にはありとあらゆる情報が溢れています。共有が不十分だと、どんなに多くの情報があっても、それらが結びつくことはありませんし、活用率も下がってしまいます。
情報は活用されてこそ、はじめて意味を持ち、また新たな発想を生むものです。だからこそ、ひとりだけで蓄積するのではなく、全体で共有することが求められています。

事実、自分にとっては価値のない情報であっても、他の人にとっては重要なものであるというケースも少なくありません。各個人だけで管理していると、その価値に気付けないこともあります。

大切な財産である情報をうまく活用できれば、当然より多くの利益を生み出すことができるでしょう。そして、それがそのままビジネスの成長へと繋がるのです。

業務の効率化ができる

情報共有は、ビジネスでの無駄のカットや効率化にも有効です。
例えば、個人ですべてを管理していた場合、その人がいなければ一部の業務がストップしてしまうことになります。それに対して、共有がしっかりできていれば、誰もが情報を引き出すことができますので、より運営が円滑となるのです。

また、チームで大きなプロジェクトを進める場合も、メンバーそれぞれが全体を把握することができますので、進行に合わせた効率的なスケジュール管理や、イレギュラーな事態に対しても余裕を持った対応が可能になるでしょう。

社内コミュニケーションの活性化

コミュニティの規模が大きくなると、どうしてもコミュニケーションの質が低下しがちです。ですが、コミュニケーションの不足は、連携のミスやすれ違いなどのトラブルの原因となります。そこで、情報共有を行い、全体をオープンにすることが、コミュニケーションの活性化にも繋がります。従業員同士が、お互いの状況を把握できますので、相互に協力しやすくなりますし、信頼感も高まるでしょう。
実際に、情報共有によって、社内の雰囲気がよくなり、仕事へのモチベーションが高まったというケースも少なくありません。

メリットを最大限に活かす情報共有のポイント

前述の通り、情報共有には、多くのメリットがあります。ここからは、情報共有を行う際のポイントを解説します。
単に情報を共有するシステムを構築するだけでなく、以下の点を頭に入れておきましょう。

情報の持つ意味や役割による分類

規模の大きな企業になれば、取り扱う情報量も多くなります。そのため、単にオープンにするだけではうまく活用できません。蓄積するだけでは意味がないのです。
そこで、それぞれの意味や役割によって分類し、ラベル付けなどを行うことによって、ひとりひとりが必要なものを見つけやすくなります。結果として、同じ情報であっても、よりその価値を高めることができるのです。

情報共有のルール・システム化

情報共有にもさまざまな方法があります。
メールによる伝達や、社内掲示板などを用いた情報発信も、共有方法のひとつです。
ですが、伝達方法がバラバラだと、うまく伝わらないことも多く、あまり効果的とは言えません。そこで、情報共有の方法をルール化、システム化することを検討しましょう。情報をまとめて、発信する方法を定めておけば、より情報を効率的に組織内で共有できます。つまり、情報共有の質を高めることができるのです。

また、明確にシステム化することは、無駄な業務を削減し、効率化することにも繋がります。メールによる伝達では、複数の宛先にそれぞれメールを送るだけでも時間がかかってしまうだけでなく、過去の情報をさかのぼって確認したい時も情報がまとまっていないため目当てのものを探す手間が発生してしまいます。システム化することによって、情報の蓄積から、発信、確認も含めシステム内で一元管理できるため、伝達のためにメールを作成する手間や必要な情報を探す時間が削減され、効率的に業務を進めることができるようになるのです。働くDB のような情報共有ツールを使用すれば、メールの自動送信機能を使ってワンクリックで対象者にメール通知を行うことができ、DB内の情報を検索することができるので、何年も前の情報でも瞬時に探し出すことができ、非常に効率的です。より効率的に情報共有を行いたいという場合は、こういったツールを活用することも検討してみると良いでしょう。
情報共有の重要性はわかっていても、具体的にどうすればいいのかわからないという人も少なくないと思います。システム化してしまうことで、誰もが自然と積極的に情報を発信・共有しやすくなり、情報共有の活性化にも効果的が期待できます。

あらゆる情報を共有しやすい環境を作ることはとても重要です。社内全体の意識改革にも繋がります。そもそも、意識の甘さが、社内におけるさまざまな仕事の足かせになっているというケースも少なくありません。そういった意味では、単にシステムを構築するだけではなく、教育の機会などを設けることも大切です。

まとめ

情報共有の重要性については、多くの方が理解していることでしょう。ですが、そのメリットやコツがわからなければ、本当の意味で企業の運営に役立てることはできません。
そこで、今回ご紹介したメリットやポイントを頭に入れた上で、情報共有ツールを使用するなどして、効率的な共有の仕組みを構築してみましょう。情報は企業にとって貴重な財産であることを理解し、十分に活かすようにしてください。

働くDB

株式会社ラクスのロゴ

「働くDB」は株式会社ラクスの登録商標です。
おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス36,600社 レンタルサーバーサービス22,826社、
のべ59,426社のご契約を頂いております。 (2019年3月末現在)