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クラウド型業務システム構築ツール

2019/4/11

販売管理をスムーズに!
Excelの課題と効率化におすすめの方法

販売管理をスムーズに!Excelの課題と効率化におすすめの方法

販売管理を行うにあたり、Excelを利用する企業は多くいます。しかしExcelではデータの蓄積量に限界があったり、作業が属人化しやすかったりという課題もあります。今回はExcelを用いたデータベース作成のポイントとExcelの課題、システム導入の魅力をご紹介します。

Excelでデータベースを作成する際のポイント

Excelは販売管理にも役立てることができ、さまざまなマクロやピボットテーブルを用いて売上管理表や顧客管理表などを作成できます。中でも、データベースを作成する際におすすめの機能がピボットテーブルです。ピボットテーブルとは、データベースにまとめた大量のデータをマウス操作で手軽に集計・分析できる機能です。

データベースとは、例えば売上管理表なら「日付」「商品名」「単価」「数量」などの項目を並べ、一目で確認できるようにしたものです。ピボットテーブルを利用する際は、あらかじめデータベースを作成してデータを整理しておく必要があります。
作成のポイントとして、セルを結合しないという点があります。セルが結合されているとエラーとなってしまうため注意してください。また「パソコン」と「PC」のように同じ商品でも書き方が違うと正しく集計できないため、空行や変換ミスにも要注意です。ピボットテーブルでは、1番上の行に入力した単語を項目として集計に利用するため、1番上の行に項目を並べておくことも必須です。

作成したらデータ内のいずれかのセルをクリックし、Excelの「挿入」タブから「ピボットテーブル」をクリックし、データ範囲を設定します。すると新規シートにピボットテーブルが作成されるため、項目の設定などを実行しましょう。

販売管理にExcelを利用した場合の課題

マクロやピボットテーブルなど便利な機能が多いExcelですが、販売管理に利用するにあたり課題もあります。

作業が属人化しやすい

Excelで販売管理を行うとなれば、マクロやピボットテーブルなどの機能や、関数の取り扱いについて理解する必要があります。商品が増えると管理も複雑になるため、一定レベルのスキルを有した人しか操作できなくなる可能性もあるのです。作業が属人化すると、担当者が外出している時間帯や休日に業務が滞ることになります。また退職となれば、データファイルを作成し直しとなる可能性もあります。
属人化を防ぐにはマニュアル作成が有効ですが、作成・更新や引き継ぎにかかる手間や人件費のことを考えると望ましいとは言えません。

データ処理の効率が悪い

基本的にExcelは複数人での同時編集が難しく、複数人で編集すると不具合が生じたり、同じセル内を編集してデータにズレが起きたりする可能性があります。とはいえ1人で管理を行うとなれば負担が大きく、担当者がいないと業務がまわらないという状況になりかねません。
加えて、データが膨大になるとExcelが重くなり、処理速度が低下するという課題もあります。本来Excelはデータベースソフトではないため、蓄積できるデータ量には限界があると考えておかなくてはなりません。

人為的ミスのリスクが高い

Excelを用いて販売管理を行う場合、データの登録・更新のたびにミスが発生する可能性があります。売上を計上する際や代金を請求する際にミスに気付くこともあり、その時点から遡って確認・修正をするとなれば余計な工数がかかるため効率的とは言えません。

他にも「Excelがバージョンアップすると、作成したプログラムが作動しなくなる可能性がある」「リアルタイムでの更新ができない」など、さまざまな課題があります。

販売管理システムを利用するメリット

Excelにはさまざまな課題があります。これらを解決して販売管理をスムーズに進めるためには、管理方法の見直しを行う必要があります。そこでおすすめなのが、専用システムの導入です。販売管理システムには有料のものと無料のものがあり、セキュリティ面やトラブル時のサポート、品質の高さなどを考慮すると有料のものがおすすめです。

販売管理システムを導入すれば、受発注や入出荷、売上、請求などの販売管理に必要なデータをリアルタイムで一括管理できるようになります。これによりスムーズに業務を進行できる他、全体像を把握できるためミス防止にも有効です。また、これまで人の手で実行していた作業をシステム化することで工数や人件費の削減、さらには作業の属人化を防ぐことができます。加えて、販売管理システムなら過去数年にわたるデータを閲覧・分析できるため、今後の経営戦略を立てる上でも重宝します。

販売管理システムの導入で業務効率を高める

販売管理にも役立てることができるExcelですが、課題も多いと言えます。例えば、処理速度の低下は業務効率に多大な影響を与え、納期遅れなどにより取引先に迷惑をかけてしまう恐れもあります。

販売管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、業務を迅速かつ正確に進めることができます。システムと一口に言っても多くの種類があり、受注管理など特定の管理のみに対応するものもあれば、幅広い業務をカバーできるものもあります。特徴や機能などを考慮して選んでみてください。

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